Purchasing & Admin

Purchasing & Admin

Purchasing bertanggung jawab untuk memastikan kebutuhan bahan baku, perlengkapan, dan supply pendukung produksi tersedia dalam jumlah yang tepat, kualitas yang sesuai, dan datang tepat waktu. Posisi ini juga bertugas merencanakan pembelian, berkoordinasi dengan supplier, serta melakukan follow up agar proses produksi tidak terhambat karena keterlambatan atau kekurangan barang. Pengalaman di bidang furniture sangat diutamakan, terutama dalam memahami jenis bahan baku, perlengkapan produksi, dan kebutuhan operasional pabrik furniture. Kemampuan membaca TD/Technical Drawing juga menjadi nilai tambah, agar dapat memahami kebutuhan material dan spesifikasi produk dengan lebih akurat. Tanggung Jawab Utama 1. Perencanaan Pembelian Membantu membuat rencana pembelian berdasarkan kebutuhan produksi, stok yang tersedia, dan jadwal kerja. Meninjau kebutuhan bahan baku dan perlengkapan secara rutin agar jumlah pesanan sesuai dengan kebutuhan. Memastikan setiap pembelian dilakukan dengan perencanaan yang jelas, bukan hanya berdasarkan permintaan mendadak. Menentukan prioritas pembelian berdasarkan tingkat urgensi dan kebutuhan produksi. 2. Koordinasi dengan Supplier Menghubungi supplier untuk menanyakan ketersediaan barang, harga, kualitas, dan estimasi waktu pengiriman. Membuat rencana alokasi order kepada supplier yang sesuai, berdasarkan harga, kualitas, kapasitas, dan ketepatan waktu supplier. Menjaga hubungan kerja yang baik dan profesional dengan supplier. Melakukan negosiasi sederhana terkait harga, waktu pengiriman, dan syarat pembelian bila diperlukan. Melakukan follow up secara rutin terhadap pesanan yang belum datang atau mengalami keterlambatan. 3. Kontrol Kuantitas dan Ketepatan Waktu Bertanggung jawab memastikan jumlah barang yang dipesan sesuai dengan kebutuhan dan permintaan yang telah disetujui. Memastikan barang datang sesuai dengan jadwal yang telah direncanakan. Berkoordinasi dengan gudang, produksi, dan pihak terkait untuk memastikan barang yang datang sudah sesuai dari sisi jumlah, jenis, dan kondisi. Membantu mencegah kekurangan bahan yang dapat menghambat proses produksi. 4. Administrasi Pembelian Membuat dan mengelola dokumen pembelian seperti purchase order, daftar pesanan, catatan supplier, dan laporan pembelian. Memastikan semua data pembelian tercatat dengan rapi dan mudah ditelusuri. Mengupdate status pesanan secara berkala, termasuk barang yang sudah dipesan, sedang diproses, terlambat, atau sudah diterima. Menyimpan bukti komunikasi dan dokumen pendukung terkait pembelian. Indikator Keberhasilan Bahan baku dan perlengkapan tersedia sesuai kebutuhan. Pesanan datang tepat waktu atau keterlambatan dapat diinformasikan lebih awal. Jumlah barang yang dipesan sesuai dengan kebutuhan. Data pembelian tersusun rapi dan mudah dicek. Supplier dipantau dengan baik dan setiap order memiliki status yang jelas. Proses produksi tidak terganggu karena kurangnya follow up pembelian. Kualifikasi Minimal SMA/SMK, Diploma, atau Sarjana dari jurusan terkait. Pengalaman minimal 1–3 tahun di bidang purchasing, procurement, supply chain, atau administrasi pembelian. Pengalaman di industri furniture sangat diutamakan. Teliti, rapi dalam administrasi, dan mampu melakukan follow up secara konsisten. Mampu berkomunikasi dan berkoordinasi dengan baik dengan supplier, produksi, gudang, dan tim internal.